Hvordan at vælge og gennemføre et ERP-System
HVAD ER ERP?
ERP er et begreb, der er udbredt endnu nok ikke godt forstået. Det står for Enterprise Resource Planning og selv om det var i første omgang rettet til produktionsvirksomheder, i dag det omfatter ethvert produkt, der kan bruges på tværs af en virksomhed. Når gennemføres effektivt, ERP gør det muligt for virksomheder at nedbryde traditionelle organisatoriske siloer, er erstatte dem med en tæt integreret vandret struktur i hvilken strategi, organisatorisk struktur, proces og teknologi nøje justeret. Programmer kan omfatte finansielle, distribution, produktion, menneskelige ressourcer, løn og projektet koster.
Der er en masse forvirring mellem et regnskabssystem og ERP. I fortiden, et regnskabssystem var begrænset til bare financials, men som er blevet ændret i de seneste par år, og det er nu svært at skelne mellem et regnskabssystem og et ERP-system. Forskellen mellem dem er et spørgsmål om grad, som det kan ses i nedenstående skema.
Kriterier
Regnskabssystem ERP
Enterprise-wide måske ja
Skalerbar delvist ja
Gebyrer lav til Medium høj
Forholdet mellem gennemførelsen gebyrer: licens < 1=""> 1
Tilpasningsfunktioner afhænger af omfattende
Funktionalitet afhænger af omfattende
Teknologi Platform enkelt flere
Analyse
Start med en forståelse af kritiske succesfaktorer (CSF)
EFSR’erne er defineret som de ting, du skal gøre godt for at få succes. Du kan bruge EFSR’er som en måde at afgøre, om et krav er virkelig kritisk. Hvis et krav ikke knyttes direkte til en EFSR, så er det ikke kritisk.
Definere målinger af succes
Før du starter ethvert projekt, bør du vide, hvordan at måle succes i form af spare penge ved at strømline operationer, stigende indtægter, øge markedsandel… Målinger af succes act som en motivationsfaktor for medarbejdere under implementeringen, hjælpe med at holde projektet på sporet og fokus forsøg på at nå vigtige forretningsmæssige mål.
Forstå eksisterende forretningsprocesser og søge muligheder for business procesforbedringer
Indtil du har forstået den eksisterende forretningsproces, er du ikke klar. Medarbejdere kan ikke vide, hvad de gør er atypisk. Rul ærmerne op og tale med de mennesker, der gør arbejdet. Husk djævelen er i detaljerne. Langs måde, din værdi tilføje maj være at identificere måder at forbedre forretningsprocessen.
Ikke være tvetydige i definitionen af krav
Den mere tvetydige krav, mere fortolkningen i om en bestemt kreditor opfylder kravet. Du skal være præcise, så du kan sammenligne æbler med æbler.
Spild ikke tid på grundlæggende funktionalitet
Systemer har modnet til det punkt, hvor grundlæggende er gjort godt. Fokus kun på de krav, der er unikke eller kunne variere efter kreditor.
Administrere anvendelsesområde, budget og timing
Projektledelse er den vigtigste faktor til at forudsige succes til ethvert projekt. Projektstyring omfatter styring af omfang, budget og timing. Snarere end at bruge skolen af hårde slag, bør du overveje at arbejde med en struktureret metode som offentliggjort af Project Management Institute (PMI).
Få medarbejderindflydelse
Anerkende den betydelige mængde af medarbejder viden og det potentielle bidrag fra ansatte. Desværre, viden er typisk i hovedet på ansatte og pleje skal tages til at omfatte deres input. På samme tid, du effektivt herunder dem i processen og sikre deres buy-in for processen.
Tildele en indre mester
En indre mester bør tildeles projektet. Selv de mest vanskelige projekter kan blive vellykkede, når du har en indre mester, der er klar til at gøre hvad det tager for at få arbejdet gjort. Det er bedst at tildele den indre mester i begyndelsen af system udvælgelse projekt at sikre deres engagement og aftale med det system, der er valgt.
Styre risiciene
Opsøge potentielle risici, deres betydning og deres sandsynligheden for indtræder. Opfordre alle interesserede parter til at udvikle strategier til at mindske risiciene. Enhver organisation har mindst 1 naysayer, der kan forårsage en masse problemer, men der er også meget vidende. Naysayers skal medtages i risikostyringsprocessen. Ved at få deres input tidligt, kan du undgå problemer og du begrænse effektivt deres negativitet.
Sikre management buy-in
Kommunikere omfanget af projektet og få log afgørende skridt på vejen. Ledelse bør udvikle eller ratificere målinger af succes.
Valg af leverandør
Identificere mulige leverandører
Du ville blive overrasket over hvor mange leverandører vil din virksomhed. Start med en købers guide som offentliggjort på webstedet CAmagazine, som du kan få adgang til fra menuen til venstre. I købers guide vil du bemærke, at leverandørerne, der er opdelt i Tiers. De største selskaber er normalt bedst tjent med Tier 1 og Tier 2 leverandører. Mindre virksomheder er generelt fungerede bedre som andre leverandører dels på grund af mindre investeringer, men også på grund af mindre kompleksitet. Tier én produkter har generelt en masse fleksibilitet, men det tager længere tid at set-up, tog og drive.
Der er typisk mere risiko forbundet med lodret og brugerdefinerede leverandører. Men fordelene kunne opvejer de potentielle risici. For at opnå lister over mulige leverandører:
• bruge internet-søgninger
• Kontakt din revisor
• Kontakt kolleger
• Kontakt konsulenter
• Kontakt brancheorganisationer
• Se på fagblade for artikler og reklamer
• deltage i messer
Find en god forhandler
Forhandler eller Value Added Reseller (VAR) / iværksætter kan gøre en stor forskel. Ofte bruger virksomheder at vælge nye systemer en masse tid på at analysere produktet og leverandøren, men ikke nok tid på at analysere mulighederne i VAR. VAR kunne har fået tildelt af leverandøren, og VAR måske ikke det bedste valg. Leverandørerne har en metode til tildeling af kundeemner til deres partnere/VARs, der ikke er velforståede. Du kan få den næste VAR på en liste. Når en varians er tildelt, er leverandører tilbageholdende med at indføre en anden VAR, da det kan føre til VARs konkurrerer med hinanden om det samme perspektiv. Så gøre nogle pre screening af VAR. Endnu bedre, få den VAR navn fra nogen, du kender.
Udstede en anmodning for forslag (RFP)
En RFP er et godt redskab til at kommunikere dine behov ensartet til kreditorer og til at oprette en kort liste over kreditorer. Spørge leverandører til at besvare spørgsmål i forbindelse med omkostninger, teknologi, kundebase, udvikler og iværksætter kvalifikationer og tilsvarende kunder. Har sælgerne reagere på hver krav med et nummer “7” i aktuelle udgivelse og citeret i skøn, “6” i aktuelle udgivelse, “5” ledige i 6 måneder, “4” mindre ændring eller løsning, “3” tredjepart, “2” i et år, “1” væsentlig ændring eller løsning, “0” ikke tilgængelig. Ved at udvide prioriteten for hvert krav gange kreditor svar, og derefter summere resultaterne, får du en score, der vil give dig en indikation af graden af fit for hver kreditor.
Deltage i demonstrationer
Leverandører skal nu vide dine kritiske succesfaktorer og centrale krav, og bør gives en dagsorden, således at tiden fordeles korrekt. Du skal deltage i ikke mere end 4 demonstrationer og begrænse tid til 2-3 timer. Spørge hver deltager skal identificere store styrker og svagheder, samt som score (-10 til + 10) hvor godt de gjorde for hvert emne på dagsordenen samt dens betydning (1-10).
Kalde referencer
Du vil blive overrasket over hvor meget du lære og hvor lidt nogle af leverandørerne, der kender deres kunder. Har en checkliste med spørgsmål at stille som vores tjekliste, der kan opnås ved at klikke her. Fortæl henvisningen lidt om dig selv før du stiller spørgsmål, således at de har en grad af komfort med dig.
Bevise, at systemet vil arbejde for dig
Forbered et script, der indeholder prøven transaktioner, der skal behandles gennem hele systemet. Scriptet er en dag i livet på din virksomhed vil indeholde de vigtigste forretningsprocesser med eksempeldokumenter og rapporter. Du kan stille 1-2 leverandører til at forberede en proof of concept. Det er en tidskrævende opgave for leverandørerne såvel som for dig i at deltage i demonstrationen. Men du kun fokuserer på de leverandører, der er mest sandsynligt stand til at vinde din virksomhed.
Forhandle prisen og kontrakten
Det er en købers marked. Du får mindst 10% off det første citat. Mange af de leverandører tilbyder konkurrencedygtige priser, når de ved, de kunne tabe til en konkurrent, der kunne tilbyde en rimelig løsning på lavere en pris.
Ved de samlede ejeromkostninger (TCO)
Du skal forstå alle sagens omkostninger, herunder licensgebyrer, implementering, support, hardware, netværk og kommunikation inden der træffes en beslutning. Der bør være ingen overraskelser senere. Klik her for mere om TCO.
Gøre et bestyrelseslokale Pilot
Du skal arbejde med systemet til at forstå de mange muligheder. Du tror måske, at en tilpasning er påkrævet, indtil du bedre at forstå de forskellige løsninger. Leverandøren har har en idé om tilpasninger, men nok ikke lavet en specifikation eller givet dig et fast tilbud. Bruge bestyrelseslokalet pilot som en måde for leverandøren at forstå dine krav og for dig til bedre at forstå systemet før underskrive en kontrakt og købe software. Du bliver nødt til at betale leverandører for deres tid. Du bør få en fast pris som en af leverancer af bestyrelseslokalet pilot.
Gennemførelsen
Business Case Foundation
Glem ikke hvad du skulle have kendt under udvælgelsesprocessen. Du skal allerede have forstået kritiske succesfaktorer (CSF). EFSR’erne er defineret som de ting, du skal gøre godt for at få succes. Samt, bør du have defineret målinger af succes. Før du starter ethvert projekt, bør du vide, hvordan at måle succes. Målinger af succes fungere som en motivationsfaktor for ansatte under gennemførelsen, og hjælpe med at holde projektet på sporet og fokus på CSF’S. Selv hvis du ikke har gjort det for systemet udvalg, er det ikke for sent.
Business Process Improvement
Må ikke antage, at din eksisterende business proces er den bedste måde at få arbejdet gjort. Endnu værre, ikke insistere på ændring af det nye system for at gøre præcis hvad der blev gjort før. Først, sikre, at der er en forståelse af eksisterende forretningsprocesser. Rul ærmerne op og tale med de mennesker, der gør arbejdet. Bede dem om at fortælle dig, hvor meget tid der bruges på aktiviteter. Det kan ikke synes alvorlig hvis 1 person affald 15 minutter om dagen – men hvad koster det, hvis der er 10 mennesker at gøre de samme ting hele året? Forudsat en sats på $25 i timen og 1.800 timer eller arbejde om året, har at lille problem kostet selskabet $112.500 for året.
Projektledelse
Projektledelse er en nøglefaktor i forudsige succes i ethvert projekt. Projektstyring omfatter styring af omfang, budget og timing. Snarere end at bruge skolen af hårde slag, bør du overveje at arbejde med en struktureret metode som offentliggjort af Project Management Institute (PMI). En god projektleder har støtte fra øverste ledelse, og kan være svært. Hvis projektlederen ønsker at behage alle, er han/hun ikke den rette person.
Indre mester
En indre mester skal henføres til projektet. Selv de mest vanskelige projekter kan blive vellykkede, når du har en indre mester, der er klar til at gøre hvad det tager for at få arbejdet gjort.
Medarbejderindflydelse
Du har brug for deres involvering af mange grunde. Uden det risikerer du kunne mangler kritiske forretningsprocesser, at kun de kender. Og lige så vigtigt er den psykologiske komponent. Folk er ofte truet af forandringer. Ved at få dem involveret, er de mere tilbøjelige til at være støttende.
Bedste folk
Du vil have din bedste folk involveret i gennemførelsen. De har tillid til deres kolleger, ved godt, forretningen, og normalt har den rette indstilling. Gennemførelsen vil tage tid. Du skal reducere deres normale arbejdsbyrde.
Risikostyring
Opsøge potentielle risici, deres betydning og deres sandsynligheden for indtræder. Opfordre alle interesserede parter til at udvikle strategier til at mindske risiciene. Enhver organisation har mindst 1 naysayer, der kan forårsage en masse problemer, men der er også meget vidende. Naysayers skal medtages i risikostyringsprocessen. Ved at få deres input tidligt, kan du undgå problemer og du begrænse effektivt deres negativitet.
Kommunikere
Ikke holde mennesker i mørke. Kommunikere formelt, uformelt og ofte.
Tog træneren
Dette er en god måde at skære udgifter til uddannelse, og tvinge medarbejdere at kende systemet. Den bedste måde at lære et emne er at lære det.
Omfattende Prototyping
Der er mange valgmuligheder i opsætningen af et nyt system, herunder opsætningsindstillinger, konvertering, integration og tilpasning. Der kræves en iterativ proces, indtil prototypen er afsluttet. Det kan tage et par gange, før du får det rigtige. Tage en lille, repræsentativt udsnit af transaktioner gennem systemet herunder rapporter og kontrolelementer. Ikke går live, før alle er klar.
Pas på tilpasninger
Tilpasninger kan bide. Den første bid er, at det bremser gennemførelsen og omkostninger soar. Den anden bid opstår, når du ønsker at opgradere til den nyeste udgivelse. Dette er ikke til at sige, at nogle tilpasninger er berettiget og har en overbevisende business case.
Gradvis tilgang
Der er også det, der kaldes big bang-teorien, når du gør det på én gang. Jeg tror, det fik sit navn, fordi alle skød hinanden. Lille og midten af mellemstore virksomheder især ikke har mandskab til at gøre det på én gang.
Post revision
Lære af dine fejl og der er altid plads til forbedringer.